- Een inhoudelijk bezwaar als eigen situatie behandelen.
- Een verantwoordelijke voor het oplossen van het bezwaar bepalen.
- Opvolging laten aansluiten op de uitkomst van het gesprek.
Maak het bezwaar concreet
Gaat het om de levering, het bedrag, een ontbrekende bijlage of een afgesproken korting? Vraag voldoende informatie om het probleem te kunnen beoordelen. Leg ook vast of het bezwaar de hele factuur of slechts een deel betreft.
Voorkom dat de klant dezelfde uitleg bij verschillende collega’s moet herhalen. Bepaal welke informatie nodig is en wie de inhoudelijke terugkoppeling verzorgt.
Koppel de oplossing terug naar het betaalproces
Na onderzoek kan bijvoorbeeld een toelichting, correctie of creditnota nodig zijn. Maak vervolgens duidelijk welk bedrag nog betaald moet worden en welke afspraak daarover geldt.
Neem in een demonstratie het hele voorbeeld door: bezwaar ontvangen, verantwoordelijke bepalen, opvolging pauzeren en na een oplossing het passende vervolg kiezen. Zo toets je de inrichting aan het werk van je team.
Zo pak je het aan
Stel vast welke factuur en welk onderdeel de klant betwist.
Laat de juiste medewerker het bezwaar behandelen en terugkoppelen.
Verwerk de uitkomst en bepaal de passende verdere opvolging.
Veelgestelde vragen
Moet ik bij een bezwaar steeds meer herinneringen sturen?
Onderzoek eerst het bezwaar en bepaal wat nodig is voor een oplossing. Een extra herinnering beantwoordt een inhoudelijke vraag niet. Stem opvolging en inhoudelijke behandeling op elkaar af.
Kan ik pauzeren en hervatten laten demonstreren?
De productinformatie beschrijft deze mogelijkheden binnen dispuutbeheer. Laat met je eigen voorbeeld zien welke taaktoewijzing, terugkoppeling en vervolgactie jouw organisatie nodig heeft.