Alle communicatie centaal
en in controle
Bij onlinebetalen.nl begrijpen we hoe belangrijk het is voor bedrijven om hun cashflow op peil te houden, juist wanneer facturen ter dicussie staan. Daarom hebben we ons dispuutmanagement-systeem ontworpen om snel en effectief te kunnen reageren op eventuele dispuutreacties zodat deze snel kunnen worden opgelost en niet uit het oog verloren kunnen gaan.
​
Onze aanpak begint met het registreren van alle reacties die we ontvangen over een factuur, of dit nu per telefoon, e-mail of WhatsApp is. We zetten de betreffende factuur vervolgens op dispuut, waardoor deze even niet verder wordt opgevolgd, de klant zal zolang het probleem niet is opgelost in de meeste gevallen toch niet betalen. We identificeren automatisch het bijbehorende e-mailbericht of WhatsApp-gesprek en stellen de verantwoordelijke persoon binnen uw organsatie op de hoogte, zodat deze het dispuut snel kan gaan oplossen.
De verantwoordelijke kan eenvoudig vanuit een email aangeven of het probleem is opgelost en zodat het opvolgen van de factuur weer kan worden hervat.
​
Eventueel kunnen we maken gebruik van verschillende CRM-koppelingen met systemen zoals Salesforce en Zendesk om ervoor te zorgen dat het dispuut snel en efficiënt wordt zonder dat er weer in een nieuwe systeem een melding kan afgehandeld.
Onlinebetalen.nl is zo ontworpen dat de verantwoordelijke persoon regelmatig kan worden herinnerd aan onbetaalde zijn openstaande taak, zodat het dispuut niet door toeval nog open blijft staan.
Door gebruik te maken van ons dispuutmanagement-systeem kunt u er zeker van zijn dat er niets aan het toeval wordt overgelaten om uw cashflow op peil te houden. Eventuele geschillen kunnen snel worden opgelost en zodat uw facturen alsnog worden betaald. We bieden een gebruiksvriendelijke interface waarmee u alle dispuutgerelateerde informatie kunt bekijken en beheren.
Bij onlinebetalen.nl hebben we de oplossingen in huis bij het oplossen van dispuutfacturen en het beheren van uw betalingsverkeer. Aarzel niet om contact met ons op te nemen voor meer informatie of om ons systeem in actie te zien!
Voorbeeld van een workflow
Overzicht functionaliteiten
Dispuut management
Alle communicatie gedeeld via de API
Doordat wij alle communicatie vastleggen in een contactregistratie op factuurniveau, kunne wij deze ook delen met CRM software. Dus wanneer je gebruik maakt van CRM software waarbij je de mogelijkheid hebt om informatie vanuit andere databronnen middels een API kan weer geven, kan je altijd de stratus ophalen in de factuuropvolging van jouw debiteur.
Dispuut per mail
Wanneer er acties vanuit een debiteur worden opgezet, kunnen deze aan een vertegenwoordiger worden uitgedeeld waarbij met interactieve mails kan worden gereageerd. Laat jouw accountmanagers disputen oplossen en vanuit de email bevestiginen of de problemen zijn opgelost.
E-mail koppeling
Koppel het email adres van de administratie met onlinebetalen.nl en voeg automatisch alle emails toe aan het juiste dossier.
Stuur automatisch bericht en pauzer
Heeft iemand per mail gereageert op een verzonden betaalverzoek, dan kan het het systeem de opvolging (deels) in pauze zetten totdat de afdeling verantwoordelijk voor het beantwoorden van reacties op facturen heeft geregeageerd. De debiteur ontvangt direct een reactie dat zijn verzonden bericht in behandeling is genomen.
Problem solved, resume follow up!
Is het geschil opgelost? Door de actie als voltooid te markeren, wordt er gevraagd om de opvolging automatisch voort te zetten.
Dossieropbouw
Om een volledig dossier te creëren is het van groot belang dat we alle handelingen bijhouden, inclusief de correspondentie en verzonden documenten omtrent disputen. Dit doen we door alle contactmomenten bij te houden in contactregistraties. Dit omvat niet alleen de betalingen, maar ook alle andere vormen van communicatie, Door deze registraties bij te houden, hebben we een volledig beeld van uw interacties met klanten en kan bij een eventueel incassoproces van doorslaggevend belang zijn., Een nauwkeurige en volledige registratie van alle contactmomenten, inclusief verzonden documenten, is daarom van essentieel belang voor het waarborgen van de kwaliteit van onze dienstverlening.