- Een begrijpelijke boodschap bij de betreffende factuur of termijn.
- Een passende aanpak voor zakelijke klanten en consumenten.
- Betalen en reageren allebei eenvoudig vindbaar maken.
Kies de boodschap op basis van de situatie
Een eerste betaalverzoek introduceert de factuur en betaalafspraak. Een herinnering verwijst naar een bedrag dat nog openstaat. Een bericht over een termijn moet juist aansluiten op de gemaakte regeling. Gebruik die situaties niet door elkaar.
Noem steeds voldoende informatie om het verzoek te herkennen. Voorkom onnodige persoonsgegevens en geef aan waar de klant terechtkan met een inhoudelijke vraag of een betaalprobleem.
Stem kanalen en opvolging vooraf af
De productinformatie van Online Betalen beschrijft communicatie via onder meer e-mail, sms en een brief met QR-code. Bespreek welke kanalen in jouw inrichting worden gebruikt, hoe je de klant bereikt en welke kosten daarbij horen.
De keuze van het kanaal vervangt de controle op de inhoud niet. Test een bericht op een telefoon, controleer de betaalroute en laat iemand die de factuur niet kent beoordelen of de volgende stap duidelijk is.
Zo pak je het aan
Bepaal welke vraag of handeling centraal staat in het bericht.
Kies een passende boodschap en een bereikbaar kanaal voor je klantgroep.
Controleer afzender, bedrag, betaalroute en contactmogelijkheid.
Veelgestelde vragen
Moet ieder bericht een betaallink bevatten?
Dat hangt af van het doel. Een betaalverzoek kan een betaallink bevatten. Bij een inhoudelijk bezwaar kan eerst een antwoord op de vraag nodig zijn. Kies de actie die bij de situatie past.
Zijn alle communicatiekanalen altijd inbegrepen?
Bespreek welke kanalen voor jouw omgeving beschikbaar en ingericht zijn en welke gebruikskosten gelden. De beschreven mogelijkheden vormen geen toezegging dat ieder kanaal in ieder contract is opgenomen.