Hoelang blijft een machtiging bruikbaar en hoelang moet ik die bewaren?

De EPC-regel is dat je een machtiging moet annuleren als je er 36 maanden geen incasso onder hebt aangeboden. Die periode begint bij de laatst aangeboden incasso, ook als die werd afgewezen, geretourneerd of teruggeboekt. Wil je daarna weer incasseren, dan is een nieuwe machtiging nodig. Dit is iets anders dan de bewaartermijn: een machtiging kan niet meer bruikbaar zijn terwijl je het bewijs nog moet bewaren.

Volg voor bewaren de toepasselijke wettelijke eisen en je bankafspraken. ABN AMRO verlangt bijvoorbeeld bewaring tot veertien maanden na uitvoering van de laatste incasso en snelle beschikbaarheid bij een onderzoek. Dat bankvoorbeeld is geen universele bewaartermijn voor alle documenten of organisaties. Leg vast wie toegang heeft, wanneer gegevens worden verwijderd en hoe je een mandaat met wijzigingen kunt terugvinden. Een digitaal archief helpt bij beschikbaarheid, maar bepaalt je bewaarbeleid niet automatisch.