Ik heb de factuur niet ontvangen!

Kunt u de factuur nog een keer toesturen ?!?

Bij onlinebetalen.nl merken we dat het onbetaald blijven van facturen vaak dezelfde reden heeft: de contactgegevens voor de factuur kloppen niet waardoor de factuur niet bij de juiste persoon of afdeling aankomt.

Naast het emailadres dat met regelmaat niet klopt, of het postadres dat niet goed is, kan het ook zo zijn dat de factuur wel binnen de organisatie is ontvangen, maar dat deze niet op de juiste plek terecht is gekomen. Denk aan een verkeerde afdeling of bij een verkeerde contactpersoon. Het is ook van belang om te weten wie binnen een organisatie jouw facturen moet fiatteren, als dat van toepassing is.

Zeker wanneer je aan bepaalde branches diensten of producten levert, gaat het nog wel eens mis, waardoor vorderingen/facturen oninbaar worden. Denk aan de horeca, waar de eigenaar van een bedrijf nog wel eens wisselt en je vervolgens facturen stuurt aan een juridische entiteit die wellicht allang niet meer bestaat.

"Zorg voor een correct adressenbestand voor facturen en voorkom dat uw factuur niet ontvangen wordt "

Neem onderstaande tips over en verbeter je cashflow direct!

Juiste adressering: Zorg ervoor dat de factuur naar het juiste adres wordt gestuurd. Controleer het (email)adres en de postcode om er zeker van te zijn dat de factuur op de juiste plek aankomt.

Juiste contactgegevens: Verstuur de factuur (in cc) naar het juiste e-mailadres of postadres. Als je niet zeker weet welk adres je moet gebruiken, stuur dan niet zomaar naar een info-adres, maar neem contact op met de klant om te vragen op welk adres zij de facturen en herinneringen het liefst willen ontvangen. Het is niet zelden zo dat deze voor elk verschillende emailadressen zijn.

Telefoonnummer van de juiste contactpersoon: Zorg ervoor dat je het juiste telefoonnummer hebt van de persoon die verantwoordelijk is voor betalingen. Dit kan helpen bij het oplossen van problemen als er vertragingen optreden bij de betaling van de factuur.

Fiatteren: Vraag wie de factuur moet fiatteren voor betaling: Zorg ervoor dat je weet wie de factuur moet fiatteren voor betaling. Dit kan helpen bij het versnellen van het betalingsproces.

ID-nummers van het bedrijf: Vermeld altijd ook je KVK- en BTW-nummer van jouw bedrijf op het medium waarmee je de factuur verstuurt. Dit geeft de klant de mogelijkheid om te controleren mocht deze twijfelen of het bericht dat ontvangen is wel een bericht is dat door jouw bedrijf is verzonden.

Opdracht- of projectnummers: Als je werkt aan een specifiek project of opdracht, vermeld dan het nummer van het project of de opdracht op de factuur. Dit maakt het voor de klant gemakkelijker om de factuur te koppelen aan het juiste project.

Doe er je voordeel mee om al deze (misschien voor de hand liggende) punten in overweging te nemen voordat je facturen naar een klant stuurt.

Wanneer je meer wilt weten over hoe je het betaalgedrag van klanten kan verbeteren?

Neem contact op voor een vrijblijvend advies gesprek en we praten je in een uurtje bij over de mogelijkheden en onmogelijkheden van goede factuuropvolging in uw organisatie

Wat voor functionaliteit heeft onlinebetalen om ervoor te zorgen dat facturen binnen bovenstaand aspect snel betaald worden?

• Email adressen voor factuurverzending én aanmaningen

• Bijhouden van adresmutaties

• Koppeling met Graydon Creditsafe voor adreswijzigingen

• Geautomatiseerd klantcontact controle berichten versturen

• Meerdere contactpersonen vastleggen

• Escalatiebrieven versturen naar een specifieke contactpersoon.

• Alternatieve adressen voor postverzending

• WhatsApp communicatie met contactpersonen

• Portaal waarin klanten zelf adreswijzigingen kunnen doorvoeren (bijvoorbeeld na ontvangst van een adres controle brief)