Kunnen hele oude facturen ook opgenomen worden?

Dat moet voor de betreffende administratie en vorderingen worden beoordeeld. De productopgave bevat geen algemene ouderdomsgrens of toezegging dat iedere historische factuur kan worden opgenomen. Bovendien zegt technische opname niets over de vraag of het bedrag nog openstaat, wordt betwist of juridisch kan worden opgeëist. Alleen de factuurdatum is daarvoor onvoldoende informatie.

Controleer vóór aanlevering de oorspronkelijke factuur, eerdere ontvangsten, creditnota's, afspraken en correspondentie. Bij oudere vorderingen kunnen verjaring en eventuele eerdere handelingen van belang zijn; laat twijfelgevallen juridisch beoordelen. Ondernemersplein wijst erop dat verjaringstermijnen verschillen naar de soort transactie. Leg vervolgens vast welke posten mogen worden geïmporteerd, welke alleen als historie dienen en voor welke posten opvolging is toegestaan. Spreek ook bewaartermijnen en verwijdering af volgens het beleid van je organisatie.