Een bruikbaar machtigingsdossier maakt zichtbaar waarvoor toestemming is gegeven en wat er daarna met die toestemming is gebeurd. Bewaar daarom het mandaatdocument, de bijbehorende referentie en relevante gegevens over ondertekening, wijzigingen en intrekking. Bij B2B hoort ook de bevestiging van de bank erbij. Twikey biedt een digitaal archief en documenteert gebeurtenissen zoals ondertekenen, bankacceptatie, bankweigering en annuleren. De API-documentatie noemt daarnaast een audittrail bij de machtiging.
Dat helpt bij het terugvinden van bewijs als een klant of bank een incasso betwist. Het betekent niet dat iedere digitale handtekening automatisch door iedere bank wordt geaccepteerd of dat een audittrail elk geschil beslist. Spreek af welke stukken je kunt ophalen of exporteren, wie toegang heeft en hoe lang je ze bewaart. Controleer ook de beschikbaarheid na contractbeëindiging. Alleen het label ondertekend is onvoldoende om de hele levensloop van een mandaat te reconstrueren.